Ketterä verrattuna perinteiseen

Ketteryyttä voidaan soveltaa monenlaisiin työtehtäviin ja projekteihin. Seuraavaksi havainnollistamme ketteryyttä vertaamalla sitä perinteiseen työtapaan.

Vaiheittain etenevästä perinteisestä työtavasta käytetään ohjelmistoalalla nimitystä vesiputousmalli (ks. kuva alla), mutta sen vaiheet ovat tunnistettavissa hyvin monessa muussakin työssä. Rohkaisemmekin sinua tätä kappaletta lukiessasi miettimään, minkälaisia vaiheita oma työsi sisältää vai oletteko jo osittain siirtyneet ketterämpään työtapaan.

Vesiputousmallin ensimmäinen vaihe on määrittely, jota seuraavat suunnittelu, toteutus, testaus ja lopuksi käyttöönotto. Työ alkaa siis määrittelemällä, millaista lopputulosta tavoitellaan ja mitä ominaisuuksia sen pitää sisältää. Vaiheen lopputuloksena on määrittelydokumentti, joka sisältää tuotteen tai palvelun käyttäjän näkökulmasta laaditun yksityiskohtaisen kuvauksen lopputulokselle asetetuista odotuksista.

Määrittelyvaihetta seuraa suunnitteluvaihe, jossa lopputulokseen sopivat ratkaisut suunnitellaan määrittelydokumentin tietojen perusteella. Myös tämän vaiheen tuloksena on dokumentti, mutta siinä kuvataan lopputuloksen sisäistä rakennetta mahdollisimman tarkasti, jotta työn toteuttaminen olisi helppoa ja selkeää. Varsinainen työ tehdään toteutusvaiheessa suunnitteludokumentin pohjalta. Kun toteutusvaihe on saatu päätökseen, seuraa testausvaihe, jossa tehtyä tuotetta tai palvelua testataan. Vaiheen tarkoituksena on varmistaa, että lopputulos toimii ja määrittelydokumentissa kirjatut odotukset toteutuvat. Lopputulosta korjataan löydettyjen vikojen perusteella. Lopulta valmiiksi katsottu tuote tai palvelu siirtyy asiakkaiden tai loppukäyttäjien käsiin.

Perinteisen vesiputousmallin klassinen kuvaus, jossa irralliset projektin vaiheet seuraavat toisiaan.

Perinteinen, vaiheisiin perustuva työtapa on ongelmallinen seuraavista syistä:

• Määrittelyvaihe saa liian ison painoarvon suhteessa muihin vaiheisiin. Kaikkien muiden vaiheiden onnistuminen riippuu siitä, että tuotteelle tai palvelulle asetetut vaatimukset on kyetty kartoittamaan ja kuvaamaan etukäteen.

• Jos tiimi tai asiakas havaitsee uusia tarpeita kehitystyön aikana, määrittely- ja suunnitteluvaiheet tulee suorittaa ainakin osin uudelleen. Tämä tekee muutosten tekemisestä vaikeaa ja kallista. Käytännössä tämä johtaa siihen, että muutosten tekemistä vältetään.

• Usein eri työvaiheet on jaettu useiden eri henkilöiden tai tiimien kesken. Jotta projekti voi onnistua, eri tekijöiden välisen viestinnän tulee toimia saumattomasti. Todellisuudessa viestintä on usein puutteellista, mikä johtaa ongelmiin ja väärinkäsityksiin projektin aikana.

• Työn maksaja saattaa kilpailuttaa eri työvaiheita eri tahojen suoritettaviksi. Urakkasopimukset tehdään usein alkuperäisen määrittely- tai suunnitteludokumentin perusteella, ja näin ollen ne eivät huomioi mahdollisia matkan varrella syntyviä lisätarpeita. Jos määrittely- tai suunnitteludokumentit ovat epäselviä tai puutteellisia, ajaudutaan helposti kiistoihin siitä, mitä hintaan sisältyy tai budjetti kasvaa matkan varrella.

• Ensimmäiset palautteet tuotteen tai palvelun oikeilta käyttäjiltä saadaan vasta testausvaiheen loppupuolella eli varsin myöhään. Käyttäjiltä saatua palautetta ei tuolloin enää ehditä hyödyntää suunnittelussa, sillä suurin osa hankkeen kehitystyöstä on jo tehty. Ei ole harvinaista, että vesiputousmallilla tehty tuote tai palvelu on sitä käyttävien ihmisten mielestä suorastaan huono.

• Perinteinen, vesiputousmallia noudattava työtapa sisältää paljon koordinointia ja sitä kautta byrokratiaa. Tällä mallilla onnistuminen edellyttää siksi projektipäällikköä. Ketterissä projekteissa taas ei välttämättä ole projektipäällikön roolia lainkaan.

Ketterä tuote- tai palvelukehitys poikkeaa edellä kuvatusta perinteisestä tavasta merkittävästi.

Ketterän työtavan lähtökohtana on sen tosiasian tunnustaminen, että merkittäviäkin muutoksia suunnitelmiin on tarpeen tehdä projektin aikana. Muutokset tähtäävät aina siihen, että päästään käyttäjille parhaaseen mahdolliseen lopputulokseen. Alkuperäisessä suunnitelmassa pysymisen sijaan ketterässä kehitystyössä pyritään luomaan sellaiset puitteet, jotka mahdollistavat oppimisen, oivaltamisen ja muutosten tekemisen. Tällöin suunnittelua tehdään ja päivitetään jatkuvasti – ei kertaluontoisesti työn alussa. Samalla tuotteen tai palvelun laatua kehittävien muutosten tekeminen pyritään tekemään mahdollisimman helpoksi ja edulliseksi.

Ketterässä työtavassa ei ole erillisiä vaiheita vaan kaikkia työn osia tehdään jokaisessa iteraatiossa tai sprintissä.

Käytännössä ketterä työtapa eroaa perinteisestä työtavasta seuraavasti:

• Kehitystyötä tehdään 1–4 viikon jaksoissa, joista käytetään nimitystä iteraatio tai sprintti. Jokaisessa kehitysjaksossa tehdään kaikkia projektiin kuuluvia eri tehtäviä kuten määrittelyä, suunnittelua, toteutusta ja testausta. Tarvittaessa tuote tai palvelu voidaan myös ottaa käyttöön kerran tai useammin sprintin aikana. Ideaalitilanteessa jo ensimmäiseen jaksoon sisältyy myös käyttöönotto.

• Tavoitteena on luoda kevyt mutta laadukas perusversio tuotteesta tai palvelusta mahdollisimman aikaisin, ja saattaa se todelliseen käyttöön ainakin pienelle käyttäjäryhmälle. Tällä pyritään siihen, että käytöstä saatava palaute ja kokemus ohjaavat jatkokehitystä.

• Työn suorittaa yksi tiimi, jossa on mahdollisuuksien mukaan kaikki valmiin tuotteen tai palvelun tekemiseen tarvittavat tiedot ja taidot. Näin tarve kommunikoida jatkuvasti tiimin ulkopuolisten asiantuntijoiden kanssa vähenee, mikä nopeuttaa työskentelyä.

• Työn suorittava tiimi on mahdollisimman itseohjautuva. Tiimille annetaan riittävästi valtaa ja vastuuta, mikä lisää tekemisen mielekkyyttä, motivaatiota ja sitoutuneisuutta sekä parantaa työn laatua. Merkittävä osa ketteryyttä onkin se, miten tiimi tai organisaatio järjestäytyy. Kyse ei siis ole pelkästään toimintatavoista.

• Työnohjaus perustuu työjonoon (backlog), josta käy ilmi yksittäiset osatavoitteet. Työjonon ei tarvitse olla hankkeen alussa “täydellinen” (kuten perinteisen määrittelydokumentin), vaan se elää jatkuvasti. Siihen voidaan milloin tahansa lisätä tai poistaa asioita sekä muuttaa olemassa olevia. Työjono on koko tiimin nähtävillä, mikä yhdessä itseohjautuvuuden kanssa vähentää jonkin verran koordinaatiotyön tarvetta.

• Tiimin työskentelytapoja, kuten vuorovaikutusta, työkaluja, pelisääntöjä ja vastuita arvioidaan ja kehitetään jokaisessa kehitysjaksossa varsinaisen kehitystyön ohessa.

Yritysten ja julkisen sektorin työskentelyä tutkivan säätiön Standish Groupin tutkimusten mukaan ketterästi toteutettu projekti voi onnistua jopa kuusi kertaa todennäköisemmin verrattuna perinteiseen työtapaan. Onnistumista on arvioitu toisaalta aikataulun, budjetin ja tavoitteiden saavuttamisen osalta, toisaalta sen perusteella, miten paljon arvoa projekti tuotti, ja miten tyytyväisiä käyttäjät olivat tuotokseen. Alla oleva kuva havainnollistaa perinteisen vesiputousmallin eroa ketterään malliin arvon tuottamisen näkökulmasta. Ketterällä työtavalla on mahdollista tuottaa nopeammin arvoa eli erilaisia hyötyjä työn vastaanottajille.

Ketteryydessä pyritään toimittamaan käyttökelpoista arvoa mahdollisimman nopeasti.

Ketterä työtapa korostaa tuoteajattelua, jossa tuotteen tai palvelun koko elinkaari nähdään jatkumona eikä vain yksittäisenä projektina. Tavoitteena ei siis ole saada projektia "valmiiksi", jotta sen voi päästää sen jälkeen käsistään vaan elinkaariajattelu pitää sisällään jatkuvan iteroinnin tarpeen mukaan. Tuotetta tai palvelua kehitetään niin pitkään, kun kehittämisestä syntyy lisäarvoa sen käyttäjille. Ketterän työtavan omaksuminen voi näin ollen muuttaa työn järjestämisen tapoja organisaation sisällä merkittävästikin.